Slijednost računa u praksi – kako pravilno postaviti numeraciju?

Marketino aplikacija – automatska kontrola slijednosti računa

Naizgled sitnica – ali u praksi jedna od najvažnijih obveza svakog poduzetnika. Numerička slijednost računa nije samo pitanje urednosti, već zakonska obveza.

Ako se računi ne vode u neprekinutom nizu, poduzetnik riskira kazne i probleme prilikom porezne kontrole. U ovom blogu objašnjavamo što točno znači slijednost, koje su zakonske obveze i kako Marketino automatski osigurava da vaš posao bude u skladu sa zakonom.

Donosimo i praktičan vodič za sve koji tijekom godine prelaze iz Excela, Worda i drugih aplikacija za izradu računa u Marketino.

Što znači slijednost računa?

Slijednost računa znači da se svi izdani računi vode u neprekinutom nizu – bez preskakanja i bez ponavljanja. Svaki račun mora imati jedinstvenu brojčanu oznaku koja slijedi prethodnu.

U nastavku dajemo pojednostavljeni primjer ispravnog i neispravnog slijeda numeracije računa, pri čemu prvi broj predstavlja numeričku oznaku računa.

Primjer ispravnog slijeda numeracije:

  • 1-1-1
  • 2-1-1
  • 3-1-1

Primjer neispravnog slijeda numeracije:

  • 1-1-1
  • 3-1-1 (nedostaje broj 2)
  • 3-1-1 (dvostruko korišten isti broj)

Takve pogreške Porezna uprava lako prepoznaje, a prekid u slijedu računa smatra se nepravilnošću koja može rezultirati novčanom kaznom.

Zakonske obveze – što kaže Zakon o fiskalizaciji

Novi Zakon o fiskalizaciji donosi jasna pravila o sljednosti računa.

Za koga je obvezan interni akt o slijednosti računa?

Poduzetnici internim aktom odnosno, pisanom odlukom moraju odrediti interna pravila slijednosti računa.

Interni akt dužan je izraditi svaki poslovni subjekt i predočiti ga za potrebe poreznog nadzora, bez obzira posluje li s gotovinom ili ne, i bez obzira posluje li s fizičkim osobama ili s drugim poslovnim subjektima.

Status PDV-a nije bitan – i oni koji nisu u sustavu PDV-a moraju izraditi interni akt i definirati pravila o slijednosti računa.

U internom aktu definira se način određivanja numeričkih brojeva računa, popis poslovnih prostora i dodijeljene oznake poslovnih prostora te način određivanja broja uređaja za izdavanje računa.

Poduzetnik može definirati i više slijedova računa, ali svaki slijed mora biti jasno propisan internim aktom. To znači da svaki poslovni prostor ili svaki uređaj može imati svoj vlastiti slijed numeracije.

Dodatno, ako koristite isti uređaj, ali želite odvojene slijedove, moguće je definirati različiti slijed računa za posebnu poslovnu svrhu (npr. odvojena serija za inozemne račune koji se ne fiskaliziraju, ili odvojena serija za eRačune), i tada to morate posebno obrazložiti u internom aktu.

Zaključno, svaka serija mora imati neprekinuti niz i biti jedinstvena. Ako postoji više slijedova, svaki mora biti jasno označen i definiran u internoj odluci.

Obavezni elementi broja računa

Zakon propisuje tri obvezna elementa broja računa:

  1. numerički broj računa (npr. 1, 2, 3…)
  2. oznaku poslovnog prostora
  3. broj uređaja za izdavanje računa

Numerički broj mora slijediti neprekinuti redoslijed – bez praznina i po svakom poslovnom prostoru ili po svakom uređaju za izdavanje računa u poslovnom prostoru.

Oznaka prostora i uređaja mogu biti brojčane i/ili tekstualne, ovisno o tome kako se odredi u internoj odluci. Dodatne oznake su opcionalne, ali nisu zakonski obavezne.

Važno: prilikom definiranja oznaka poslovnog prostora i uređaja potrebno je dosljedno koristiti velika i mala slova. Numeracija računa mora biti u potpunosti identična onoj definiranoj u internom aktu – razlika između, primjerice, „PP1“ i „pp1“ smatra se različitom oznakom.

Dok je stari Zakon o fiskalizaciji u prometu gotovinom propisivao je da svake godine numerički broj mora početi od 1, novim Zakonom o fiskalizaciji propisano je da numeracija kalendarske godine može krenuti od bilo kojeg broja, što se definira u internom aktu – primjerice 001, 1000, 25001 – ali redoslijed tijekom godine mora biti neprekinut.

Prilikom sastavljanja internog akta treba pripaziti da li se donosi jedna univerzalna odluka o slijednosti koja vrijedi za svaku godinu ili se svake godine donosi nova odluka ukoliko se definiraju nova pravila numeracije.

Sva navedena pravila vrijede i za račune u krajnjoj potrošnji i za eRačune. Detaljnije pojašnjenje o razlici između fiskaliziranog računa i fiskaliziranog eRačuna potražite u našem vodiču.

Kako Marketino automatski osigurava ispravnu numeraciju

Jedna od ključnih prednosti Marketina je to što aplikacija sama brine o sljednosti računa.

  • Nakon početnog postavljanja brojevi se generiraju automatski – nema ručnog unosa i rizika od greške.
  • Sustav ne dopušta ponavljanje brojeva ili preskakanje u slijedu.
  • Svi računi bilježe se u administraciji i lako su dostupni i vama i vašem knjigovođi.

Primjer: ako ste zadnji račun izdali s oznakom 123-1-1, sljedeći račun automatski će dobiti oznaku 124-1-1 – bez ikakvog dodatnog podešavanja.

Prijelaz iz Worda, Excela ili druge aplikacije u Marketino

Što ako tijekom godine odlučite prijeći na Marketino? Dobra vijest – prijelaz je jednostavan i ne remeti slijednost.

Praktični vodič – kako prenijeti postojeću numeraciju u Marketino

  1. Provjerite koji je zadnji broj računa izdan u vašem dosadašnjem sustavu (Excel, Word, druga aplikacija).
  2. Unutar Marketino aplikacije označite da prelazite s drugog rješenja te da želite nastaviti izdavati račune u neprekinutom slijedu. Upišite broj posljednjeg računa u prethodnom sustavu (pri tome pripazite da oznaka poslovnog prostora i naplatnog uređaja budu identične prethodnom sustavu i u internom aktu).
  3. Marketino automatski nastavlja niz od tog broja – u skladu sa zakonom.

Primjer:

  • Zadnji izdani račun u Excelu je 45-1-1.
  • U Marketino brojač upišete posljednji broj računa iz dosadašnjeg sustava 45-1-1.
  • Sljedeći račun u Marketinu automatski se nastavlja od 46-1-1.

Na taj način osiguravate kontinuitet i urednu evidenciju – bez stresa i rizika.

Najčešće pogreške koje treba izbjeći

Iako pravila nisu komplicirana, u praksi se često događaju greške:

  • Preskakanje brojeva – slučajno se izostavi jedan ili više računa.
  • Dvostruko korištenje istog broja – može se dogoditi zbog paralelnih sustava ili ručnog unosa.
  • Resetiranje brojeva unutar godine – primjerice, počinjanje ispočetka prelaskom u novo programsko rješenje.
  • Neusklađenost oznaka poslovnog prostora i naplatnog uređaja – što može dovesti do neispravne evidencije.
  • Razlika u velikim i malim slovima oznaka – prilikom definiranja oznaka poslovnog prostora i uređaja potrebno je dosljedno koristiti velika i mala slova. Numeracija računa mora biti u potpunosti identična onoj definiranoj u internom aktu.

Sve ovo izbjegavate korištenjem Marketina jer sustav sam brine o ispravnosti numeracije.

Treba li poslovni prostor prijaviti Poreznoj upravi

Za tvrtke koje posluju samo u B2B sektoru, poslovni prostor prikazuje se samo kao dio broja računa i ne treba ga prijavljivati kroz sustav ePorezna.

Kod obveznika fiskalizacije računa u krajnoj potrošnji (B2C), podatak o poslovnim prostorima potrebno je dostaviti elektroničkim putem korištenjem servisa ePorezna. Ova obveza se od 2026. odnosi i na one subjekte koji izdaju račune građanima a naplaćuju ih transakcijskim putem.

Zaključak – jednostavno i sigurno s Marketinom

Slijednost računa možda zvuči kao tehnički detalj, ali u stvarnosti je temelj zakonski ispravnog poslovanja. Prekidi i duplikati mogu stvoriti ozbiljne probleme i troškove.

Uz Marketino ne morate o tome brinuti – aplikacija sve rješava automatski, a vi imate uredne i sigurne račune. Ako prelazite iz Excela, Worda ili druge aplikacije, Marketino vas vodi kroz prijelaz tako da slijednost ostaje očuvana.

👉 Krenite s Marketinom odmah i riješite si brige oko numeracije i fiskalizacije na vrijeme. Ako još trebate dodatne argumente, pročitajte naš blog: 5 razloga zašto s Marketinom krenuti već danas.

Marketino – prijatelj koji pomaže.